Das ist dein Job
- Verwalten von Anbietern, Lieferanten und externen Dienstleistern im Rahmen des Facility Managements sowie das Durchführen regelmäßiger Überprüfungen zur Überwachung der SLA (Service Level Agreements) von Dienstleistungen für einen effektiven Betrieb und die Geschäftskontinuität
- Verwalten der verschiedenen Anbieter von Dienstleistungen und Waren im Zusammenhang mit unserer Einrichtung, unseren Mitarbeitern und Geräten/Ausrüstung
- Regelmäßiges Überprüfen der Rollen, Verantwortlichkeiten und des Umfangs von Drittanbietern, um die definierten Richtlinien und Verfahren im System einzuhalten
- Budgetplanung/-kontrolle, Capex/Opex-Prozess und Befolgung/Management der zusätzlichen Prozesse für die Vertragserstellung. Zusammenarbeit mit den Finanz- und Rechtsteams beim Abschluss von Verträgen
- Kosten-Nutzen-Analyse & MIS-Berichterstattung Rechnungen und Zahlungen/Pflege von Ausgabenberichten MIS von Versorgungsunternehmen, Büromaterial, HK-Verbrauchsmaterial usw./ sowie das Überprüfen der von der Verwaltung kontrollierten Ausgaben und Vorschlagen kosteneffizienter Maßnahmen zur Verbesserung der Supportleistungen
- Implementieren und Durchführen der täglichen Abläufe/Prozesse, um die Sicherheitsanforderungen zu erfüllen und die HCL-Richtlinien zu befolgen, z.B. Prozesse für Besucher, Parkplätze, Laptops, Torausweise, Zugangskontrolle, eingehende/ausgehende Materialien usw.
- Sicherstellen, dass die GWS (Global Workplace Solutions) Prozesse/Verfahren vorhanden sind, um die Anforderungen verschiedener Audits zu erfüllen und sicherzustellen
- Monatliches Meldem verschiedener Daten an das zentrale Team, z.B. Sitzplätze, Dashboard, CCTV, Vorfälle usw.
- Planen und Umsetzen des Qualitäts-, Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltkonzepts für HCL in Zusammenarbeit mit einer externen Agentur und dem zentralen Team. Sicherstellen der Sicherheitsanforderungen und Berichterstattung über Unfälle und Zwischenfälle, um die lokalen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen
- Verwalten von Mobiltelefon-Abonnements und -Geräten sowie möglicher Büroerweiterungen
- Verwalten der internen/externen GWS-Audits / Compliance/ gesetzlichen Anforderungen, Sicherstellung und Einreichung des Compliance-Trackers in regelmäßigen Abständen / RCA (Root Cause Analysis) und Korrekturmaßnahmen bei gemeldeten Verstößen und deren Abschluss
- Die physische Verfügbarkeit und Unterstützung, um die Geschäftskontinuität in der Einrichtung sicherzustellen
- Verwalten kritischer Geräte, die unser Rechenzentrum unterstützen, z.B. USV/Brandschutzsystem/PAC/Brandschutzsystem, Klimageräte usw.
- Aktualisieren der Bestuhlungsübersicht
- Unternehmensrichtlinien und Verfahren für den Kauf, die Übertragung und Veräußerung von Vermögenswerten
- Betreuen des Beschwerdemanagements
Das bringst du mit
- Idealerweise mehrjährige Erfahrung im Facility Management, gerne auch in internationalen Unternehmen
- Rufbereitschaft
- Gute Kenntnisse in den relevanten gesetzlichen Vorschriften und Regelwerken
- Organisationstalent mit ausgeprägter Hands-On Mentalität
- Zuverlässige, verantwortungsbewusste und teamorientierte Arbeitsweise
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Wir fördern die Gleichstellung aller Mitarbeiter*innen, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Geschlecht, Behinderung, Alter, Religion, Weltanschauung, und sexueller Identität. Schwerbehinderte und Schwerbehinderten gleichgestellte Bewerber*innen berücksichtigen wir bei gleicher Eignung bevorzugt.